Le nom «Association des Amis de la Fondation Archivum Helveto-Polonicum» (ci-après l’Association) désigne une association au sens des art. 60 ss du Code civil suisse.

Art. 2:

Le siège de l’Association est à Fribourg.

Art. 3:

La durée de l’Association est indéterminée.

Les buts de l’Association sont:
a) de faire connaître les activités et les objectifs de la Fondation «Archivum Helveto-Polonicum» (ci-après Fondation)
b) de soutenir les travaux de recherche et de mise en valeur des fonds de la Fondation, en apportant toute forme d’aide, notamment financière, qu’il lui est possible de consentir
c) d’organiser, d’entente avec la Fondation, des activités qui permettent à ses membres d’acquérir une meilleure connaissance des relations entre la Suisse et la Pologne.

L’Association est composée de :
a) membres individuels,
b) membres familiaux,
c) membres donateurs,
d) membres d'honneur.
Toute personne physique ou morale qui approuve les buts et les statuts de l’Association peut devenir membre individuel ou membre familial de celle-ci.
Toute personne physique ou morale qui soutient la Fondation par l’octroi d’un subside exceptionnel peut devenir membre donateur de l’Association.
Le titre de membre d’honneur est décerné aux personnes physiques et morales qui se sont particulièrement distinguées par leurs activités en faveur de la Fondation.

L’admission des membres incombe au Comité.
La désignation des membres d’honneur relève de l’Assemblée générale.

Le montant des cotisations des membres est fixé par l’Assemblée générale.
Les membres d’honneur sont exempts de cotisations.
La première cotisation est perçue lors de l’admission. Par la suite, la cotisation est échue au 31 décembre de l’année en cours.

Les membres peuvent en tout temps notifier au Comité leur sortie de l’Association. La notification de sa sortie ne dispense pas le membre démissionnaire de ses obligations financières pour l’année courante.
Le Comité peut exclure de l’Association les membres qui ne remplissent pas leurs obligations ou qui exercent des activités contraires aux buts et intérêts de l’Association. Les membres exclus peuvent faire recours contre la décision du Comité à l’Assemblée générale.

L’Association est composée des organes suivants :
a) l’Assemblée générale,
b) le Comité
c) les Vérificateurs des comptes.

L’Assemblée générale est l’organe suprême de l’Association. Le Comité convoque l’Assemblée générale une fois par an ou lorsque un tiers au moins des membres le demande.
La convocation doit être adressée aux membres, au plus tard, vingt jours avant la date de l’Assemblée générale. Elle doit contenir l’indication du lieu, la date et l’ordre du jour de cette dernière.
L’Assemblée générale élit le Comité, son président et deux personnes chargées de la vérification des comptes. Elle établit le budget et fixe le montant des cotisations. Elle approuve le rapport et les comptes annuels. Elle peut décider de la dissolution de l’Association.
Chaque assemblée convoquée statutairement, quel que soit le nombre des membres présents est habilitée à prendre des décisions.
Les décisions sont prises à la majorité simple, sauf pour la dissolution de l‘Association où la majorité des deux tiers est requise. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante.

Le Comité assume la conduite de l’Association. Il possède toutes les compétences que les statuts n’attribuent pas à d’autres organes. Il établit en particulier le lien entre la Fondation et les milieux qui s’y intéressent.
Le Comité se réunit au moins deux fois par an. Il se compose du président, du vice-président, du secrétaire, du caissier et de quatre à huit membres, dont un représentant du Conseil de Fondation qui y siège d’office.
Les membres du Comité sont élus pour une période de quatre ans et sont rééligibles. Le Comité se constitue de façon autonome.

Art. 12:

Le Comité a notamment les attributions suivantes :
a) convocation de l’Assemblée générale,
b) élaboration des ordres du jour et des procès-verbaux des assemblées,
c) rédaction du rapport annuel,
d) élaboration d’une liste des membres,
e) traitement des affaires courantes.
Le président, ou à défaut le vice-président, convoque et dirige les assemblées. En cas de nécessité, le Comité peut inviter à ses réunions, sans droit de vote, toute personne qu’il désire associer à ses travaux.
Les décisions se prennent à la majorité simple des membres présents et votant. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante

Deux personnes chargées de réviser les comptes sont élues pour une période de quatre ans. Leur mandat est renouvelable une seule fois.

Les moyens de l’Association proviennent des cotisations des membres, de dons, de l’aide financière éventuelle de sponsors et de subsides divers. Seule la fortune sociale est garante des obligations de l’Association. La responsabilité individuelle des sociétaires est exclue.

Art. 15:

En cas de dissolution de l’Association, le reste de sa fortune sociale doit aller à la Fondation.

L’Assemblée générale peut réviser les statuts, à l’exception de l’art. 4 concernant les buts de l’Association.